I my v Mense čelíme recesi a musíme se vyrovnat s nastupující krizí. Ani nám se nevyhne zvýšení nákladů za zboží a služby, které nakupujeme. Mimo šetření a hledání dalších zdrojů financí se ale v Mense také věnujeme optimalizaci všech procesů. O tom, co je v plánu vylepšit, píší občas ve svých článcích programátoři – já bych je rád doplnil, uvedl na pár příkladech, jak máme propojeny naše systémy, a nastínil svou vizi dalších zlepšení do budoucna.
Už na poslední valné hromadě jsem avizoval, že všechny evidenční a účetní doklady máme pořízeny v našem systému Pohoda téměř v reálném čase. Jsem hrdý na to, že všechny doklady za rok 2022 máme také v elektronické formě (a to i naskenované, pokud jsme je obdrželi v papírové formě). Nejsem na to ovšem sám, děkuji Zuzce Polákové a Lucce Měchurové, bez kterých by se to neobešlo.
Už nyní se snažíme, aby ti, kdo se podílejí na akcích Mensy, byli co nejméně zatíženi byrokracií. Mou vizí je posunout toto ještě dále – každý má dnes foťák v mobilu, je lehké cvaknout a mít hned obrázek. A pak nasdílet takovou fotku dokladu dále, do nějakého sběrného místa, kde si ji administrativa převezme, zaeviduje, pošle ke schválení příslušné zodpovědné osobě, zaplatí, rozešle zprávu všem zpět, nebo bude průběžně informovat, jak proces probíhá.
Sdílení dokumentů je další z oblastí, kde máme co zlepšit. Každá místní skupina nebo SIG, který čerpá příspěvky, má svoji evidenci v samostatném dokumentu. Do takových evidencí, které jsou mimo Pohodu, data ručně zapisujeme a pak sdílíme. Chceme tyto ruční zápisy zautomatizovat a exportovat je přímo z Pohody do intranetu.
Mou další vizí je zlepšit možnosti placení. Dnes se bez karet neobejdeme. Rád bych postupně implementoval QR kódy a platby kartou na Mensashop, celostátní setkání, konference i na každou pořádanou akci. Není to ale jen jednosměrná komunikace – je potřeba řešit sdružené platby, přeplatky, nedoplatky, párování a přenos mezi několika systémy (platební brána, účetní evidence, registrační web atd). Bude to chtít čas a postupné zavádění.
Nedávno jsme zautomatizovali část procesů týkajících se členských příspěvků. Konkrétně evidenci, jaký druh členství si kdo platí (dospělý, děti, rodiny), zda si platí i něco navíc (časopis, zlaté členství atd.) a na jaké období. Z intranetu si saháme do banky, kde za dané období stáhneme informace o platbách, a zpracovaný výstup exportujeme do Pohody.
Při tom také zpracováváme platby za testování, které jsou evidovány v intranetu, placeny skrze platební bránu, stahovány z banky a opět exportovány do Pohody.
Ručně je tedy řešena jen malá část tohoto procesu – a to evidence, kterou si zpracovává sám testující (koho otestoval, jakým SIGům nebo MS jdou příspěvky z daného testování, další náklady spojené s testováním apod.). I zde je samozřejmě prostor, jak proces zlepšit – při vypisování akce bychom doplnili pár údajů, při vyhodnocení je zkontrolovali a už by jistě šlo rovnou automaticky generovat podklady, posílat je k proplacení a generovat statistiky každému testujícímu.
A co nám v realizaci těchto vizí brání?
Pouze čas a nedostatek dalších dobrovolníků, kteří by měli chuť se na nich podílet. Pokud byste vy sami chtěli s realizací pomoci nebo podrobněji vysvětlit některou z mých vizí, ocením, když se mi ozvete na jiri.rak@mensa.cz.