Tak jako je při osobním kontaktu první dojem velmi důležitým, i když vždy ne zcela směrodatným faktorem, podle kterého se odvíjí další vzájemná interakce, tak i životopis je z pohledu představení sebe sama společnosti, pro kterou má člověk zájem pracovat, významný. Je to první kontakt s personalistou, popřípadě manažerem. Životopis není pouhým obrazem a jistým souhrnem vaší dosavadní profesní dráhy, zkušeností, vzdělání a dalších dovedností. Je současně významným faktorem, který slouží jako prostředek předvýběru. Čím více životopisů personalista obdrží, tím méně bude mít času věnovat se každému z nich. Více než 50 % životopisů bývá pro svoji nízkou kvalitu důvodem pro to, aby uchazeč nebyl pozván na pohovor.
Jak tedy napsat zajímavý životopis? Tak jako všude, ani zde neexistuje žádný osvědčený postup. Je však několik skutečností, které je při jeho tvorbě dobré znát. Mnozí personalisté, čehož jsem i já sama zářným příkladem, pro nedostatek času přistupují k tzv. negativnímu hodnocení životopisu. To znamená, že po prvním dojmu, který v nich zanechá celkové zpracování dokumentu po formální i obsahové stránce, se zaměří na otázku „proč nejste pro danou pozici vhodným kandidátem“. Jedná se o rychlejší a efektivnější způsob, jak odhalit, zda má (nebo v tomto případě zda nemá) kandidát požadované zkušenosti, praxi i dovedosti. Tímto způsobem je vždy vyřazena velká část životopisů. Mnoho kandidátů dnes bezmyšlenkovitě odpovídá na nabídky na pozice, kde je vyžadována pokročilá znalost cizího jazyka, přičemž sami jsou jen slabými začátečníky (na druhou stranu proč to nezkusit). Z toho je tedy jasné, že životopis musí zaujmout. Vyplatí se jej modifikovat vždy pro každou novou pozici, vždy je třeba zvážit, jaké přednosti je u dané pozice nutno vyzdvihnout a jaké pro výběrově řízení pravděpodobně nebudou mít příslušnou váhu. Obecně se tvrdí, že životopis by měl být stručný, v rozsahu maximálně dvou stran. Dovolím si nesouhlasit. Pokud mi životopis přinese potřebné informace, nepovažuji za nedostatek, že má namísto dvou strany čtyři (nicméně všeho s mírou, jedná se o životopis, nikoli o autobiografii). U životopisů jakéhokoli rozsahu však platí, že stručné a výstižně formulované věty dodávají životopisu na přitažlivosti. Nemá smysl se snažit vyjádřit zcela vše, naopak. Doporučuji pokusit se vyjadřovat jednoduše a vyzdvihovat jen ty skutečnosti, které by vás zajímaly, kdybyste byli na opačné straně, na straně zaměstnavatele hledajícího posilu svého týmu. Na chybějící informace se vás doptá personalista na pohovoru.
V praxi rozlišujeme čtyři základní druhy životopisů: strukturovaný, beletrizovaný, europass a úřední. Strukturovaný životopis je dnes nejčastěji používanou formou, žádáte-li o nové pracovní místo. Je přehledný, uspořádaný do bloků a personalista v něm může rychle dohledávat informace, kterým přikládá jistou váhu. Rady a doporučení, které naleznete níže, uvádím právě v souvislosti s touto formou. Naproti tomu beletrizovaný životopis není v případě hledání zaměstnání doporučován jakožto nejvhodnější forma. Ztrácí se zde přehlednost a málokterý náborový pracovník má tolik času, aby tento typ životopisu pročítal slovo od slova. Europass je určitou formou strukturovaného životopisu a bývá často využíván v zahraničí (nicméně i v ČR se s tímto typem setkávám relativně často). Za úřední životopis se pak považuje takový, pro který je stanoven závazný formulář, kam uchazeč vyplní své údaje. Tento typ zpravidla používají úřední instituce.
Co se týče samotných údajů v životopisu, pravidlem je, že se neřadí chronologicky, ale od nejaktuálnějších po nejvíce časově vzdálené. Chronologické seřazení je považováno za formální chybu a životopis tím v očích náborového pracovníka ztrácí. Velmi záleží na tom, zda jste člověk z praxe, nebo čerstvý absolvent. Člověk s profesními zkušenostmi se samozřejmě zaměří především na svou praxi a vyzvedne zkušenosti nabyté v průběhu let. Absolvent by měl naopak více rozvést oblast svého studia, vyplatí se zmínit i praxe absolvované v jeho průběhu.
Samozřejmostí jsou v životopise kontaktní údaje. Uvést své celé jméno i s titulem, adresu a kontaktní údaje je základ. Mnohdy se setkávám s životopisy, kdy příslušný kandidát uvede před své jméno „pan, paní, slečna …“ I to je formální chyba. Pokud chcete upozornit na svůj rodinný stav, přidejte samostatnou kolonku, kterou také mnozí do svého životopisu zařazují. Personalista pak bude vědět, jak vás oslovit.
Protože vzdělání předcházelo profesní zkušenosti u každého z nás, doporučuji ho uvádět ihned za kontaktní údaje. Opět postupujte od nejnovějších studijních zkušeností až po ty nejranější. Mnoho kandidátů uvede jen školu a datum složení závěrečné zkoušky. Je však dobré zmínit také studovaný obor, případně předměty závěrečné zkoušky a téma závěrečné práce. Základní školu není třeba uvádět, její absolvování je dnes považováno za samozřejmost, ale chcete-li mít životopis zpracovaný do detailu, i ji můžete uvést. Její vynechání však není chápáno jako chyba.
U předchozích profesních zkušeností, které potenciálního zaměstnavatele pochopitelně zajímají nejvíce, je dobré uvést nejen zaměstnavatele a název pozice, kterou jste zastávali, ale také blíže popsat náplň vaší práce. Sám název pozice, kdy v současném trendu je sekretářce přiřknut honosný titul „office managerka“ a skladníkovi „specialista skladu“, již dnes ztrácí na významu a personalista si neumí a mnohdy ani netroufá odhadovat, co mohlo být náplní vaší práce. Současně je důležité uvést i dobu, kterou jste strávili u jednotlivých zaměstnavatelů. Co bude zaměstnavatele obzvláště zajímat, je vaše fluktuace. Proto pokud jste svá zaměstnání měnili častěji, připravte si pro pohovor důvěryhodná odůvodnění těchto změn. Žádný zaměstnavatel totiž nechce investovat kapitál do zaškolení a rozvoje nového zaměstnance, pokud cítí, že tato investice by se mohla v dohledné době ukázat jako zcela ztrátová. Pokud můžete u svých předchozích pracovních zkušeností uvést kontaktní osobu, která vám může na vyžádání poskytnout reference, je to samozřejmě velké plus.
Životopis by měl také odrážet váš osobní rozvoj, především další vzdělávací aktivity, které jste absolvovali a které můžete případně doložit potvrzením o absolvování nebo osvědčením z kurzu. Mnohdy je na tuto položku zapomínáno, ale právě ona poukazuje na vaši aktivitu a zájem o vlastní rozvoj a zvyšování kvalifikace.
Nezapomínejte uvádět ani jazyk, kterým vládnete, a to spolu s úrovní, které vaše aktuální znalost odpovídá. Stejně tak informace o počítačové gramotnosti je v dnešní době nezbytná.
Do životopisu můžete nakonec zahrnout i své zájmy, není to však nutné. Osobně je tam zahrnuji, protože i některé zájmové aktivity mohou ukazovat na jistý předpoklad výskytu určité charakterové vlastnosti u daného jedince. Jsou-li tedy zájmy šikovně podány, není na škodu je zmínit.
Zda do dokumentu vložit i svoji fotografii, je otázkou názoru. Já osobně jsem jednoznačně pro a jako personalista mám velkou tendenci být více zaujata životopisy, které fotografii obsahují, a stejný přístup mi potvrzují i mnozí moji kolegové, a to jak ze společností, tak z personálních agentur. Fotografie životopis dokresluje, bez ní je dokument neúplný a první dojem neurčitý. Životopis s fotografií je skutečné představení se na úrovni a v mnohých inzerátech můžete již dnes vyčíst žádost o zaslání životopisu s fotografií. Proto sama za sebe její vložení doporučuji.
V rámci projektu Kariérní podpora vám nabízím zhodnocení a případnou konzultaci k vašemu profesnímu životopisu. Z důvodu velkého množství registrovaných účastníků projektu a svého časového vytížení však v současné době již chvíli pracuji na dokumentu „Jak na životopis“, který by měl být v průběhu měsíce září dokončen a rozeslán všem účastníkům projektu. Současně by měl být tento dokument také umístěn do nově připravované sekce „Dokumenty“ v kategorii „Kariéra“, která se v současné chvíli připravuje a kde bude tento dokument uveřejněn spolu s dříve připravenými dokumenty „Doporučení pro přijímací pohovor“ a „Otázky, se kterými se můžete setkat při přijímacím pohovoru“ tak, aby k těmto materiálům měli přístup i ostatní členové, nejen ti registrovaní v projektu Kariérní podpora. Nově připravovaný dokument by měl být určitým rozšířením doporučení pro zpracování životopisu a měl by současně obsahovat vzor formálně správného a standardizovaného životopisu. Cílem je poskytnout doporučení a návod, jak vytvořit atraktivní životopis, popřípadě aktualizovat a upravit svůj stávající.