Jak tedy napsat zajímavý životopis? Tak jako všude, ani zde neexistuje žádný osvědčený postup. Je však několik skutečností, které je při jeho tvorbě dobré znát. Mnozí personalisté, čehož jsem i já sama zářným příkladem, pro nedostatek času přistupují k tzv. negativnímu hodnocení životopisu. To znamená, že po prvním dojmu, který v nich zanechá celkové zpracování dokumentu po formální i obsahové stránce, se zaměří na otázku „proč nejste pro danou pozici vhodným kandidátem“. Jedná se o rychlejší a efektivnější způsob, jak odhalit, zda má (nebo v tomto případě zda nemá) kandidát požadované zkušenosti, praxi i dovedosti. Tímto způsobem je vždy vyřazena velká část životopisů. Mnoho kandidátů dnes bezmyšlenkovitě odpovídá na nabídky na pozice, kde je vyžadována pokročilá znalost cizího jazyka, přičemž sami jsou jen slabými začátečníky (na druhou stranu proč to nezkusit). Z toho je tedy jasné, že životopis musí zaujmout. Vyplatí se jej modifikovat vždy pro každou novou pozici, vždy je třeba zvážit, jaké přednosti je u dané pozice nutno vyzdvihnout a jaké pro výběrově řízení pravděpodobně nebudou mít příslušnou váhu. Obecně se tvrdí, že životopis by měl být stručný, v rozsahu maximálně dvou stran. Dovolím si nesouhlasit. Pokud mi životopis přinese potřebné informace, nepovažuji za nedostatek, že má namísto dvou strany čtyři (nicméně všeho s mírou, jedná se o životopis, nikoli o autobiografii). U životopisů jakéhokoli rozsahu však platí, že stručné a výstižně formulované věty dodávají životopisu na přitažlivosti. Nemá smysl se snažit vyjádřit zcela vše, naopak. Doporučuji pokusit se vyjadřovat jednoduše a vyzdvihovat jen ty skutečnosti, které by vás zajímaly, kdybyste byli na opačné straně, na straně zaměstnavatele hledajícího posilu svého týmu. Na chybějící informace se vás doptá personalista na pohovoru.

V praxi rozlišujeme čtyři základní druhy životopisů: strukturovaný, beletrizovaný, europass a úřední. Strukturovaný životopis je dnes nejčastěji používanou formou, žádáte-li o nové pracovní místo. Je přehledný, uspořádaný do bloků a personalista v něm může rychle dohledávat informace, kterým přikládá jistou váhu. Rady a doporučení, které naleznete níže, uvádím právě v souvislosti s touto formou. Naproti tomu beletrizovaný životopis není v případě hledání zaměstnání doporučován jakožto nejvhodnější forma. Ztrácí se zde přehlednost a málokterý náborový pracovník má tolik času, aby tento typ životopisu pročítal slovo od slova. Europass je určitou formou strukturovaného životopisu a bývá často využíván v zahraničí (nicméně i v ČR se s tímto typem setkávám relativně často). Za úřední životopis se pak považuje takový, pro který je stanoven závazný formulář, kam uchazeč vyplní své údaje. Tento typ zpravidla používají úřední instituce.

Co se týče samotných údajů v životopisu, pravidlem je, že se neřadí chronologicky, ale od nejaktuálnějších po nejvíce časově vzdálené. Chronologické seřazení je považováno za formální chybu a životopis tím v očích náborového pracovníka ztrácí. Velmi záleží na tom, zda jste člověk z praxe, nebo čerstvý absolvent. Člověk s profesními zkušenostmi se samozřejmě zaměří především na svou praxi a vyzvedne zkušenosti nabyté v průběhu let. Absolvent by měl naopak více rozvést oblast svého studia, vyplatí se zmínit i praxe absolvované v jeho průběhu.

Samozřejmostí jsou v životopise kontaktní údaje. Uvést své celé jméno i s titulem, adresu a kontaktní údaje je základ. Mnohdy se setkávám s životopisy, kdy příslušný kandidát uvede před své jméno „pan, paní, slečna …“ I to je formální chyba. Pokud chcete upozornit na svůj rodinný stav, přidejte samostatnou kolonku, kterou také mnozí do svého životopisu zařazují. Personalista pak bude vědět, jak vás oslovit.

Protože vzdělání předcházelo profesní zkušenosti u každého z nás, doporučuji ho uvádět ihned za kontaktní údaje. Opět postupujte od nejnovějších studijních zkušeností až po ty nejranější. Mnoho kandidátů uvede jen školu a datum složení závěrečné zkoušky. Je však dobré zmínit také studovaný obor, případně předměty závěrečné zkoušky a téma závěrečné práce. Základní školu není třeba uvádět, její absolvování je dnes považováno za samozřejmost, ale chcete-li mít životopis zpracovaný do detailu, i ji můžete uvést. Její vynechání však není chápáno jako chyba.

U předchozích profesních zkušeností, které potenciálního zaměstnavatele pochopitelně zajímají nejvíce, je dobré uvést nejen zaměstnavatele a název pozice, kterou jste zastávali, ale také blíže popsat náplň vaší práce. Sám název pozice, kdy v současném trendu je sekretářce přiřknut honosný titul „office managerka“ a skladníkovi „specialista skladu“, již dnes ztrácí na významu a personalista si neumí a mnohdy ani netroufá odhadovat, co mohlo být náplní vaší práce. Současně je důležité uvést i dobu, kterou jste strávili u jednotlivých zaměstnavatelů. Co bude zaměstnavatele obzvláště zajímat, je vaše fluktuace. Proto pokud jste svá zaměstnání měnili častěji, připravte si pro pohovor důvěryhodná odůvodnění těchto změn. Žádný zaměstnavatel totiž nechce investovat kapitál do zaškolení a rozvoje nového zaměstnance, pokud cítí, že tato investice by se mohla v dohledné době ukázat jako zcela ztrátová. Pokud můžete u svých předchozích pracovních zkušeností uvést kontaktní osobu, která vám může na vyžádání poskytnout reference, je to samozřejmě velké plus.

Životopis by měl také odrážet váš osobní rozvoj, především další vzdělávací aktivity, které jste absolvovali a které můžete případně doložit potvrzením o absolvování nebo osvědčením z kurzu. Mnohdy je na tuto položku zapomínáno, ale právě ona poukazuje na vaši aktivitu a zájem o vlastní rozvoj a zvyšování kvalifikace.

Nezapomínejte uvádět ani jazyk, kterým vládnete, a to spolu s úrovní, které vaše aktuální znalost odpovídá. Stejně tak informace o počítačové gramotnosti je v dnešní době nezbytná.

Do životopisu můžete nakonec zahrnout i své zájmy, není to však nutné. Osobně je tam zahrnuji, protože i některé zájmové aktivity mohou ukazovat na jistý předpoklad výskytu určité charakterové vlastnosti u daného jedince. Jsou-li tedy zájmy šikovně podány, není na škodu je zmínit.

Zda do dokumentu vložit i svoji fotografii, je otázkou názoru. Já osobně jsem jednoznačně pro a jako personalista mám velkou tendenci být více zaujata životopisy, které fotografii obsahují, a stejný přístup mi potvrzují i mnozí moji kolegové, a to jak ze společností, tak z personálních agentur. Fotografie životopis dokresluje, bez ní je dokument neúplný a první dojem neurčitý. Životopis s fotografií je skutečné představení se na úrovni a v mnohých inzerátech můžete již dnes vyčíst žádost o zaslání životopisu s fotografií. Proto sama za sebe její vložení doporučuji.

V rámci projektu Kariérní podpora vám nabízím zhodnocení a případnou konzultaci k vašemu profesnímu životopisu. Z důvodu velkého množství registrovaných účastníků projektu a svého časového vytížení však v současné době již chvíli pracuji na dokumentu „Jak na životopis“, který by měl být v průběhu měsíce září dokončen a rozeslán všem účastníkům projektu. Současně by měl být tento dokument také umístěn do nově připravované sekce „Dokumenty“ v kategorii „Kariéra“, která se v současné chvíli připravuje a kde bude tento dokument uveřejněn spolu s dříve připravenými dokumenty „Doporučení pro přijímací pohovor“ a „Otázky, se kterými se můžete setkat při přijímacím pohovoru“ tak, aby k těmto materiálům měli přístup i ostatní členové, nejen ti registrovaní v projektu Kariérní podpora. Nově připravovaný dokument by měl být určitým rozšířením doporučení pro zpracování životopisu a měl by současně obsahovat vzor formálně správného a standardizovaného životopisu. Cílem je poskytnout doporučení a návod, jak vytvořit atraktivní životopis, popřípadě aktualizovat a upravit svůj stávající.

Autor: Alena Oudová

Ten, kdo nikdy nebyl odmítnut u přijímacího pohovoru nebo neodešel od výběrového řízení jako neúspěšný kandidát, se může považovat za šťastného. Kdo byl jednou nebo i vícekrát odmítnut, je jedním z mnoha. Často se setkávám s lidmi, kteří se po každém takovém odmítnutí a neúspěchu cítí slabí, méněcenní, mají tendenci podceňovat sami sebe a jejich sebevědomí klesá. Toto je umocněno tehdy, když nastává určité nešťastné časové období, a čím častěji jsou tito lidé odmítáni, tím více jejich sebevědomí klesá. Být odmítnut ovšem neznamená pouze ztrátu možnosti získat zajímavé zaměstnání. Znamená současně novou příležitost, jak zapracovat sám na sobě, jak získat nové kontakty.

Odmítnutí je samozřejmě do jisté míry zklamáním, ale současně je to také obrovská osobní výzva. Máte možnost zjistit, kde máte své slabiny, a zapracovat na nich. Pokud Vám příslušný náborový pracovník, se kterým jste pohovor absolvovali, oznámí, že jste nebyli vybráni, ptejte se na důvod, a to zcela konkrétní. Odpověď, že se našli lepší kandidáti, skutečně není dostatečná. Minimálně chtějte vědět, v čem byli tito kandidáti lepší, v čem je Vaše slabina. Na toto by Vám měl být schopen odpovědět každý personalista (personalisté si zpravidla dělají během pohovoru poznámky ke každému kandidátovi, proto není problém dohledat příslušnou složku a poskytnout Vám požadovanou zpětnou vazbu). Situace, kdy se Vám naopak po pohovoru nikdo neozývá, je také velmi snadno řešitelná. Stačí nezůstat pasivní a z vlastní iniciativy druhou stranu kontaktovat. Samozřejmě s určitým rozumným časovým odstupem od pohovoru, společnost potřebuje čas na rozmyšlenou a porovnání jednotlivých kandidátů. Optimum je dva týdny, pokud jste se nedomluvili s náborovým pracovníkem jinak.

Pohovor je ve své podstatě považován za nejméně efektivní výběrovou techniku. Mnohdy totiž velkou měrou závisí výsledek na schopnostech tazatele, který pohovor vede, na jeho profesionalitě a schopnosti striktně hodnotit zkušenosti a splnění požadavků na příslušnou pozici, stejně jako na schopnosti potlačit veškeré sympatie a antipatie vůči Vám jakožto kandidátovi na tuto pozici. Phil Boyle, generální ředitel úspěšné personální agentury Ramsey Hall Limited, dokonce velmi optimisticky radí: „Jestliže Vás odmítli na místo, které skutečně chcete dělat, svalte vinu na tazatele a nepřipouštějte si chybu na své straně.“ Nedoporučuji brát tuto radu zcela doslovně, nicméně jistou dávku inspirace a optimismu v ní jistě nalézt lze.

Pohovor představuje jen skutečně krátký okamžik na to, aby personalista odhalil veškeré Vaše přednosti a nedostatky. Nicméně ani rozsáhlá praxe a osobnostní předpoklady nezaručí, že pracovní pozici získáte. Je-li člověk odmítnut, měl by i za poskytnutí této informace o výsledku výběrového řízení poděkovat. Může se stát, a v praxi se to také velmi často stává, že vybraný kandidát ve zkušební době odejde nebo je společností propuštěn. V takové chvíli má zaměstnavatel dvě možnosti – buď vypsat nové výběrové řízení, které samozřejmě představuje novou investici, nebo oslovit neúspěšné kandidáty, jelikož ještě neuplynula dlouhá časová perioda od posledního výběrového řízení. Právě tato druhá možnost bývá velmi často využívána a právě proto je dobré zanechat ve společnosti co nejlepší dojem. Pokud se totiž na informaci o odmítnutí vůbec neozvete nebo ozvete s nevhodnou negativní zpětnou vazbou, personalista si na Vás sice vzpomene, ale velmi pochybuji o tom, že s nabídkou nástupu na uvolněnou pozici osloví právě Vás.

V případě neúspěchu, a to i opakovaného, určitě nepropadejte panice ani pesimismu. Smyslem toho, proč absolvujete pohovory, je snaha o nalezení té nejvhodnější pracovní pozice, která pokryje nejen Vaše existenční potřeby, ale zároveň Vás bude bavit, uspokojovat a umožní Vám jistou dávku seberealizace. Pokud vidíte účel a cíl své snahy a vynaloženého úsilí, víte, že Vaše snaha není vynakládána nadarmo, a uvědomění si tohoto faktu dodává Vaší snaze na smysluplnosti.

I dobří kandidáti bývají velmi často odmítnuti, jejich schopnosti bývají podceněny, nedoceněny nebo přehlédnuty. To ale nic nemění na tom, že jsou to dobří a kvalitní kandidáti a pro takové je na pracovním trhu vždycky místo, i když chvíli trvá takové místo nalézt.

Autor: Alena Oudová

Samotný pohovor v podstatě začíná již doma, kdy je nutné se na něj důkladně připravit. Zkušený personalista pozná, zda jste na pohovor připraveni, nebo zda jednoduše improvizujete. Čas věnovaný přípravě určitě není časem ztraceným. Kvalitní sebeprezentace je základem všeho.

Personalista se zaměřuje na vaši motivaci a zájem pracovat pro jím v danou chvíli reprezentovanou společnost. Bude ho zajímat, co vás vede k rozhodnutí žádat o danou pracovní pozici. Stejně tak se bude ptát, jestli společnost znáte a co konkrétně o ní víte. Na tyto otázky se můžete připravit skutečně již doma. Je dobré si o potenciálním budoucím zaměstnavateli zjistit co největší množství informací – o postavení společnosti na trhu, o poskytovaných službách, o firemní politice, strategii, o stávající konkurenci. Zdrojů je nespočet, záleží jen na vás, do jaké hloubky chcete jít. To, že budete se společností obeznámeni už před pohovorem, napovídá personalistovi, že váš zájem je skutečný, že jste se o společnost aktivně zajímali. Samozřejmě od vás nikdo neočekává žádnou zevrubnou znalost. Zpravidla vám personalista společnost sám představí na začátku pohovoru. Váš obecný přehled je však základ a bod k dobru. Současně dalším bodem k dobru je skutečnost, že se aktivně ptáte, ať už na požadavky konkrétní pozice nebo na chod firmy, počet podřízených, přímé nadřízené. Svými dotazy utvrzujete personalistu v přesvědčení, že máte zájem.

Důležité je příjemné vystupování a svoji roli hraje i vizuální efekt. Doporučuji vhodně volit oblečení, u mužů by se mělo jednat minimálně o delší kalhoty a košili, ženy mají na výběr z poměrně více možných kombinací, přičemž i ony by měly volit takové, které je společensky přijatelné. Upravený vzhled a důraz na vzezření dotváří pozitivní první dojem. Společenské oblečení vám přidává na vážnosti, na personalistu působíte profesionálnějším dojmem a podvědomě s vámi bude jednat uctivěji. Stejně tak je dobré být příjemný již od chvíle, kdy do společnosti vstoupíte, ať už se setkáte s recepční nebo s manažerem. Nikdy nemůžete vědět, kdo o vašem potenciálním nástupu do společnosti bude spolurozhodovat. Často se mi stává, že někteří kandidáti se snaží zapůsobit při pohovoru na mého přímého nadřízeného, který zpravidla sedí vedle mě, v domnění, že on je ten, kdo rozhoduje, přičemž ostatní účastníky téměř ignorují. Skutečnost je taková, že tímto se nevědomě připravují o možnost zúčastnit se druhého kola výběrového řízení. Pokud jste při pohovoru v kontaktu s více lidmi, nikdy nezaměřujte pozornost jen na jednoho konkrétního člověka. Pokud se vás ptá, odpovídejte přímo jemu, ale během hovoru udržujte oční kontakt také s ostatními. Nepřehánějte to s úsměvem, osoba, která se příliš usmívá, působí spíše nervózně než sympaticky. Nehledě na to, že takříkajíc v opravdu velkém businessu je úsměv považován spíše za projev slabosti.

Existují otázky, na které se personalisté více či méně ptají v podstatě ve všech společnostech a institucích. Připravte se, že budete personalistou tázáni, proč opouštíte stávající zaměstnání, a smiřte se s tím, že odpověď, že nejste dostatečně placeni, není tím, co chce slyšet, i když je jistě obeznámen s tím, že finanční motiv bývá podle statistik tím nejčastějším motivem, proč lidé hledají nové zaměstnání. Pokud jako důvod svého odchodu uvedete nedostatečnou mzdu, personalista si položí sám pro sebe otázku, kdy narostete natolik, aby se i mzda v nové firmě pro vás stala opět nedostatečnou. Protože cílem personalisty je najít zaměstnance s dlouhodobou perspektivou setrvání ve společnosti, může se stát, že právě toto vám zavře dveře k zajímavé pracovní příležitosti. Stejně tak nikdy nepomlouvejte své bývalé zaměstnavatele nebo nadřízené. Působili byste neloajálně a neeticky. Dále můžete být dotazováni na položky z vašeho životopisu, proč jste se rozhodli studovat danou školu/obor, proč jste se rozhodli pracovat v té a té oblasti, co vás na ní nejvíce zajímá a naplňuje a jaká úskalí v ní nalézáte. Obecně se předpokládá, že to, co máte v životopisu, si dokážete obhájit. A mohu vás ubezpečit, že i detaily jako hobby hrají někdy důležitou roli. Hledá-li personalista např. člověka na pozici, pro kterou je nutné být týmovým hráčem, například i to, že vaším hobby je kolektivní sport ať už fotbal, volejbal nebo cokoli jiného, mu napoví, že týmovým duchem jistě disponujete.

Při prezentaci svých silných stránek, kterými se neváhejte v určité rozumné míře pochlubit, slabých stránek, které v rámci reframingu převeďte v pozitiva (např. tím, že člověk uvede, že je přílišný puntíčkář, říká v podstatě jinými slovy to, že je pečlivý), a svých znalostí a zkušeností z minulých zaměstnání máte možnost se uvést tak, aby si vás personalista zapamatoval. Je nutné vzít v potaz, že člověk zajišťující nábor pro společnost denně přivítá desítky kandidátů. Zapamatuje si jen ty, kteří mají oproti ostatním něco navíc (samozřejmě si krátkodobě zapamatuje i ty, kterým naopak něco výrazně chybí, ale tací už jsou poté mimo oblast výběru). Pokud víte, jaká je rámcová pracovní náplň pozice, o kterou se ucházíte, je dobré vyzdvihnout a zaměřit se na takové vlastnosti a zkušenosti, které jsou pro takovou pozici podstatné.

Každý z nás by samozřejmě měl znát svoji cenu. V případě výběrového řízení je nutné ji mnohdy přizpůsobit reálné nabídce, i když v naší republice zpravidla mzdové podmínky nejsou zveřejňovány spolu s publikovaným inzerátem tak, jak je tomu například ve Velké Británii, nicméně určité povědomí o mzdových tarifech pro konkrétní pozice a oblasti působení v rámci společnosti existuje. Obecně personalista lépe přijme, když je vámi požadovaná mzda vyšší než nabízená. Vezme to tak, že si toho, co umíte, vážíte, a pokud vámi požadované podmínky nedokáže naplnit, není problém využít prostoru pro diskusi. Pokud se však výrazně podceníte, pro personalistu je to varovný signál, že si dostatečně nevěříte, což si může vyložit mimo jiné i tak, že nejste dostatečně kvalitní. Co se mzdy týče, nikdy o ní nezačínejte mluvit sami od sebe. Přenechejte otevření této diskuse druhé straně. Mnohdy společnosti, především ty, které pořádají více než jednokolová výběrová řízení, mají tendenci odsouvat tuto diskusi až na druhé kolo určené pro užší výběr kandidátů. Stejné pravidlo jako pro peníze platí také pro dovolenou a ostatní nepeněžní benefity. Neptejte se, nechte se informovat.

Stejně tak byste měli mít alespoň určitou představu o tom, kde se vidíte za dalších řekněme pět let. Pro personalistu nebo vedoucího pracovníka je tato informace velmi významná z toho důvodu, že mu poskytuje jistou představu o vaší cílevědomosti, motivaci, reálnosti vašich cílů. Nedávejte si žádné nesplnitelné cíle, není třeba zabývat se ani přílišnými detaily. Máte možnost ukázat míru své sebereflexe, když reálně bez veškerého podceňování či nadhodnocování odhadnete své možnosti, přičemž však budete smířeni s tím, že za pět let klidně můžete být na tomtéž místě.

V rámci výběrového řízení se můžete dostat do situace, kdy se po vás bude chtít něco prakticky vyřešit. Budete postaveni před modelovou situaci a řešení je jen na vás. I tady máte možnost se předvést. Z těchto situací mívají kandidáti zpravidla největší strach, nicméně zcela bezdůvodně. Žádné vámi navržené řešení modelové situace není špatné. Personalistovi jde pouze o to, aby viděl, že dokážete nastíněné problémy řešit, nejen o nich mluvit. U pozice, u níž je předpokladem, že potenciální kandidát by měl vést tým podřízených zaměstnanců, se personalista zaměří také podstatnou měrou na to, jak vnímáte lidský faktor.

Zaměřím-li se krátce na formální stránku pohovoru, doporučuji si s sebou přinést veškeré potřebné doklady – CV, reference od dřívějších zaměstnavatelů, doklady o nejvyšším dosaženém vzdělání, certifikáty z absolvovaných školení, o kterých jste se v CV zmiňovali. Potvrdíte tím svoji důkladnou přípravu, smysl pro detaily a tendenci věci dotahovat do konce. Stejně tak působí velice pozitivně, když si během pohovoru děláte poznámky do diáře (nikoli na volný list papíru).

Pokud je pro danou pozici vyžadována znalost cizího jazyka, počítejte s tím, že minimálně část pohovoru bude vedena v tomto jazyce. Dbejte proto na to, aby v životopisu uvedená úroveň vaší jazykové výbavy odpovídala skutečnosti. V případě, kdy tomu tak nebude, budou v očích personalisty zpochybněny také ostatní uvedené údaje, což vám může výrazně uškodit.

Souhrn výše uvedeného vám poskytuje pouze nástin toho, co od vás personalista, který s vámi vede pohovor, očekává, jak uvažuje a co bývá standardem. Faktem však zůstává, že každá pozice vyžaduje něco trochu jiného, každý potenciální nový zaměstnavatel má jiné nároky a každý personalista, tak jako v podstatě každý člověk, uvažuje trochu odlišným způsobem. Vše je tedy velice relativní a nic nefunguje s konečnou platností, nicméně pokud se dokážete vcítit do potenciálního nového zaměstnavatele, do osoby, která s vámi pohovor vede, dokážete lépe odhadnout, co od vás společnost očekává, čím pro ni můžete v rámci dané pozice být přínosem, co od vás druhá strana chce slyšet. Pak je velice pravděpodobné, že máte reálnou šanci na úspěch.

Autor: Alena Oudová