Z prvního setkání, kterého jsem se zúčastnila (bylo to na jaře 2014), jsem odjížděla naprosto nadšená. Asi o dva roky později jsem si řekla, že by to mohla být dobrá šance k založení místní skupiny. Takže jsem se přihlásila do soutěže o pořádání jednoho z jarních setkání. V těžké konkurenci dalších dvou skupin, já sama, bez skupiny, jen s pár tichými podporovateli, kteří zajistili celé 4 hlasy… O mém mnohahlavém týmu kamarádů z deskoherních federací, akcí okolo deskovek a autorů a luštitelů logických úloh asi nikdo nic moc netušil. No, člověk se pořád učí. Do dalšího boje o setkání jsem vylepšila prezentaci, promluvila s mnoha dalšími lidmi a jen těsně (naštěstí) prohrála. Víc už jsem se o to nepokoušela. Nebyl čas. Nicméně pomalými krůčky jsem se aspoň blížila k založení místní skupiny. Jak moc šílený nápad to tenkrát poprvé byl, možná úplně nejlépe demonstruje výrok jednoho z našich dětí na poslední online schůzce před začátkem setkání: „Mami, ty nejsi maminka, ty jsi pracinka – pořád pracuješ!“.

Etapa č. 2

Hurá, máme místní skupinu. Vymýšlím aktivity a pomalu, ale jistě předávám iniciativu zvolené místopředsedkyni. Skupin, které by měly zájem organizovat setkání, nikdy nebylo příliš mnoho a možná i díky mým starým idejím jsme několikrát přesvědčováni o tom, že bychom měli uspořádat celostátní setkání. Já se toho nebojím, a nakonec tedy kývneme.

Etapa č. 3

Jsem totální introvert, a přestože mám zkušenosti s pořádáním dost masových akcí, jsem tak nějak ráda, že přestávám být hlavní osobou a soustředím se hlavně na kreativní stránku věci. Během přesvědčování dostáváme tip na jedno rekreační středisko v našem kraji, ale po pár návštěvách a diskuzích je toto místo zavrženo. Hledáme jiné místo. Kdysi jsem dělala vedoucí na táboře pro jednu agenturu, a tak prověřuju, kdeže všude mají tábořiště, protože kromě toho, kde jsem byla já, vím, že měli ještě další. Agentura se za 20 let rozrostla a jedno z jejích novějších tábořišť je na celkem dobrém místě, a tak si nakonec plácneme.

Etapa č. 4

Přemýšlíme nad programem, resp. nad hlavním tématem setkání, pátráme po místech na exkurzi, oslovujeme pasivní členy. Někdy v době, kdy se dohadujeme, jestli hudba není moc omezující téma, a přemýšlíme o využití přírodního divadla na původně navrhovaném místě, padne nápad pozvat i jednu dnes již celkem slavnou osobnost. Oslovíme ji, ale návrh není přijat, prý má v té době jiné aktivity. A tak končíme s obyčejným táborovým tématem.

Etapa č. 5

Je 10. ledna, na valné hromadě místní skupiny je zvolena nová předsedkyně a místopředsedkyně a dostáváme mnoho dobrých rad od zkušenějších kolegů, hlavně co se týká práce se systémem. Chvilku to trvá, asi o dost víc, než si někteří představovali, ale nakonec je registrace přeci jen otevřena. Jednolůžkové a dvoulůžkové pokoje v blízkém penzionu jsou obsazené během prvního dne. Trávím mnoho hodin pokusy s písničkami, od hledání freeware softwaru pro otočení zvuku, přes veselé překlady táborových písní, po nahrávání do midi formátu a úpravu výsledného zvuku. Zvuky z vesmíru, soutěž, kterou jsme zažili před rokem v Prostějově, byla totiž hrozně fajn, ale co si budeme povídat, moc vesmírně to neznělo. Hodlám v tomto Prostějov trumfnout a ukázat opravdové zvuky z vesmíru, ale obavy ze selhání techniky a nevyhovující akustiky sálu odsunují tento projekt do složky nedokončeno. Postupně se do programu dostávají i večerní exkurze. Jenže i přes dávné hlasy pro nějaké delší volno na pokec se nám idea celého volného večera úplně nezdá. Dalších mnoho hodin zabírá příprava optimalizačních úloh. Takže kdo se bude večer nudit, může si luštit. Idea byla, že bude 10 lidí v týmu, a každý tak bude mít maximálně jednu úlohu na jeden večer (vzhledem k tomu, že těch úloh bylo nakonec skoro 40). To by snad mohlo být celkem přiměřené, určitě v případě, že se pokusí o první řešení, nebo maximálně druhé vyhovující podmínkám a pak to nechají. Anebo, že každý zkusí vyluštit jeden papír (mělo to nakonec 12 stran).

Etapa č. 6

Organizační víkend na konci dubna na místě. Procházíme především trasu bojovky a řešíme, kdo bude na jednotlivých stanovištích a jaké úkoly týmům zadáme. Tady je např. ověřován nápad s tajemnými pytlíčky z prvního stanoviště, tady je zařazen kouzelník @magichym na třetí, modré kostky na čtvrté a citáty na sedmé stanoviště.

Etapa č. 7

Setkání začíná. Setkání probíhá. Setkání končí. A končí dost dlouhým potleskem.

Ne všechno se podařilo tak, jak bychom chtěli. Chtěla jsem tam mít ještě i týmovou deskoherní simultánku, chtěla jsem tam mít průběžnou soutěž na Assyk Atu, protože stále hledám pár lidí, kteří by měli zájem udělat si v září výlet do Kazachstánu na Nomádské hry (worldnomadgames.kz/en, přihlašovat se můžeme až do poloviny července, aktuální info na vyžádání u mě), chtěla jsem všem říct, že je pár soutěží v luštění logických úloh (a nejen takovéto), chtěla jsem …  no asi se nevyhneme pořádání setkání někdy za 5–10 let, takže až jednou bude RS Lites 2, máte se na co těšit. Díky všem, kteří našli odvahu na setkání dorazit, a ještě větší díky všem, kteří nás již v průběhu podpořili kladným hodnocením již proběhlých částí.

Bylo to vyčerpávající, ale krásné.

Na setkání v roce 2010 dorazil přesně 2 001 člověk. Ač je finančně zvýhodněna internetová registrace a platba předem, mnoho lidí nakonec pravidelně přijíždí bez registrace a hlásí se až na místě. Nejen díky zmíněným dvěma faktorům je organizace této akce opravdu složitým podnikem.

Samotná příprava trvá neuvěřitelné 4 roky. Půl roku se pracuje na předběžném plánu, obvolávají se potenciální hotely a městské úřady, připraví se koncept, nakreslí se logo a podobně, načež se návrh přihlásí do soutěže (za výběr projektu zodpovídá rada Mensy). Ihned po vybrání projektu se rezervuje hotel – smlouvu o rezervaci většinou sepisují mensovní právníci a vyjednávání bývají složitá, protože mensovní setkání má mnoho specifik. Pokoje si členové rezervují sami prostřednictvím hotelu, nicméně Mensa sumárně rezervuje společné prostory, dohaduje jídlo a garantuje obsazenost.

Čtyřhvězdičkový hotel Hyatt Regency Deabron v Detroitu vybraný pro setkání v roce 2010 byl rezervován tři a půl roku dopředu. Díky tomu, že mezitím udeřila finanční krize, se pro hotel původně otravná mensovní akce stala slepicí snášející zlatá vejce a vedení začalo organizátorům vycházet vstříc. Ohromná půlkruhová stavba hotelu tyčící se v komerční zóně na okraji města nabízí kapacitu cca 1 100 lůžek v 772 pokojích a byla mensany z 90 % obsazena (i při rezervaci takto dopředu hotel odmítl slíbit všechny pokoje), a proto se nakonec bydlelo ještě ve dvou hotelech v okolí. Po celou dobu mezi nimi pendloval malý autobus. Stát a město, na které finanční krize dolehla s nebývalou tvrdostí, měly z akce velkou radost a nabídly organizátorům různé výhody a preferenční zacházení. Mensany měl přivítat sám guvernér (nakonec přišel jen viceguvernér) a uvítací plakát byl pověšen v příletové hale přímo na letišti.

Setkání organizovali, řešili a na chod dohlíželi dobrovolníci – hlavní organizační tým měl 40 lidí, 15 z nich byli klíčoví specialisté. Každý ze 40 hlavních organizátorů vedl až 20 dalších pomocníků, dohromady kolem 200 lidí. Na místě se pak, byť i jen na hodinku nebo dvě, přidali další, takže se celkem zapojilo asi 500 lidí. Členové v hlavním týmu vytrvali téměř všichni po celé 4 roky. Administrativu (přijímání registrací, výběr peněz, rozpočet a vyúčtování a odpovídání na banální dotazy) zajistil centrální mensovní sekretariát, který má celkem šestnáct placených zaměstnanců.

Hlavní tým měl pobyt na setkání zdarma (je však nutno dodat, že setkání si moc neužil, většina lidí byla v jednom kole). Řadoví dobrovolníci pracovali jen za šňůrku na krk nebo speciální tričko. Za zmínku stojí, že hlavní organizátorka bydlela v prezidentském apartmá s vířivkou a dalšími vymoženostmi – placené však nebylo z registračních poplatků, hotel jí je nabídl sám od sebe jako výraz vděčnosti a každý den jí tam nechal přinést dárek (kabelku, luxusní bonboniéru, ovoce nebo květiny) a minibar měla zcela zdarma.

Samostatnou kapitolou bylo stravování. Americké setkání zahrnuje 24/7 all-you-can-eat občerstvení, které většinou Mensa zajišťuje sama (registrace na celých pět dnů stojí kolem 100 $, což není mnoho, a zahrnuje vše, ne pouze jídlo). Většinu dne byl k dispozici jen omezený sortiment trvanlivých věcí (čokoláda – té se během setkání snědlo 200 kg, zmrzlina, lentilky, chipsy, tyčinky, ovoce a podobně), během časů hlavních jídel z kuchyně dorazilo něco „normálního“ jako bramborová kaše, zelenina, saláty, sýry, opečené maso, hamburgery, atd. Jen samotný dovoz jídla do hotelu znamenal solidní logistický problém, například pro koblihy na snídani (oblíbené „donuts“) bylo potřeba poslat dodávku, pro plechovky s pitím potom regulérní náklaďák. Celkem bylo přivezeno (a snědeno) kolem 20 tun jídla. Specialitkami, které mě nadchly, byly mrazák, z něhož se daly volně brát zmrzliny, a automaty na plechovky přeprogramované tak, aby z nich po zmáčknutí vypadla plechovka, aniž by chtěly minci.

Poměrně dost dobrovolníků mělo na starost „security“, tedy hlídat, aby někdo nelezl, kam nemá, radit, kde co je, a podobně. I v US Mense se najdou různé podivné existence – například jeden vyloučený mensan si rezervoval místnost ve stejném hotelu (na setkání se registrovat nesměl) a posedával celé dny v lobby, protože na mensovní program ho nepustili (stále ho někdo hlídal).

Už den před oficiálním zahájením bylo v hotelu rušno, doslova davy dobrovolníků připravovaly stoly, letáky, deskové hry, místnosti, výzdobu (plakáty s historickými fotkami a informacemi o Mense), jídlo a mnoho dalších drobností. Velkou halu dostal k dispozici obchod s mensovními předměty. Koridory a zasedačky se pak zaplnily podivnými mensovními tvory.

Pro úplnost dodávám, že program tvořilo mnoho přednáškových linií a další spojené akce, ať už to byly výlety nebo workshopy (výletů však nebylo mnoho). Většina přednášejících povídala ráda a zdarma, pouze pár skutečných celebrit dostalo za přednášku zaplaceno. Ze standardu vybočovaly speciální akce jako promenáda mensanů a mensanek v plavkách a dražba večeře s mensanem (tyto tradiční akce mají své vlastní organizátory, kteří je dělají dlouhodobě na každém setkání).

I přes bohatý program stejně většina lidí přijela, aby si popovídala s přáteli, oficiální program je spíše takovým záchytným bodem pro nováčky, pro většinu lidí je podstatná ta sociální část (nakonec v tomto je to velmi podobné českému setkání). I na americkém setkání se nechodí spát a někteří noci propijí – i alkohol spadal do all-you-can eat, respektive drink. Kupodivu, nikdy se nestalo, že by člověk u snídaně nacházel lidi spící pod stolem. Nevím, zda měli členové tolik soudnosti, nebo zda zafungovaly bílé klobouky čili security. Doplňuji, že v rámci programu se konalo několik sezení Alcoholics Anonymous (AA) pod krycím názvem „Friends of Bill W.“ (reference na jméno zakladatele AA).

Letošní setkání se konalo v Portlandu, který je přeci jenom trošku z ruky, nicméně v roce 2014 se bude konat v Bostonu, kam se z Evropy dostanete snadno a celkem levně, tak zvažte své plány.